Jakie sygnały daje nasz rząd w kwestii ochrony sygnalistów? Temat wciąż żywy, czy dawno już zdezaktualizowany?

Od kilku lat trwają prace nad implementacją Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów). Obecnie w Rządowym Centrum Legislacyjnym został przedstawiony kolejny (9-ty już) projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej: „ustawa o ochronie sygnalistów”). Projekt ten przewiduje szereg obowiązków, jakie zostaną nałożone na pracodawców. Kiedy te obowiązki wejdą w życie i jakie są konsekwencje opieszałości Rządu w implementacji unijnego prawa? Na pytania postaramy się odpowiedzieć w treści niniejszego artykułu.

Sygnalista- kto to jest i czy zawsze zasługuje na ochronę?

Zacznijmy od krótkiego opisu tego, kim właściwie jest sygnalista. Rola ta wywodzi się bezpośrednio od angielskiego słowa ,,whistleblower’’. Jest to osoba, która wykrywa oznaki niewłaściwego postępowania w organizacji lub miejscu pracy i zgłasza je swojemu bezpośredniemu przełożonemu, bez konsekwencji prawnych.

Dlaczego stworzono funkcję sygnalisty? Osoba sygnalisty pojawiła się jako odpowiedź na konieczność występowania w firmie kogoś, kto byłby zobowiązany do zgłaszania, z jednej strony bezczynności, a z drugiej strony naruszeń, które mogą wskazywać na naruszenie przepisów wewnątrzzakładowych lub obowiązujących przepisów prawa.

Zgodnie z przepisami unijnej Dyrektywy „osobą dokonującą zgłoszenia” (czyli mówiąc potocznie: „sygnalistą”) jest każda „osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń, uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną pracą” (art. 5 pkt 7 Dyrektywy).

Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów takiej definicji w swoich przepisach nie zawiera. Zgodnie jednak z art. 4 ust. 1 projektu „Ustawę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą (…)”. Przepis ten precyzuje ponadto katalog osób, które dokonując zgłoszenia „w kontekście związanym z pracą” mogą zostać objęte ochroną przewidzianą w tej regulacji. Są to m.in.:

• pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
• osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażysta;
• wolontariusz.

Wszystkie te osoby, które dokonują zgłoszenia o naruszeniu prawa, o którym informację powzięły w związku z wykonywaną pracą, polski projekt określa jako „zgłaszających”.

Celem dyrektywy jest ochrona osób, które z racji wykonywanej pracy dowiedzą się o naruszeniach przepisów (np. w zakresie zamówień publicznych, podatków czy ochrony konsumentów) i zdecydują się je nagłośnić. Dyrektywa zakłada, że w wyniku takich działań nie znajdą się one w niekorzystnej sytuacji. Przykładowo, nie stracą pracy i będą mogły uniknąć postępowania sądowego i dyscyplinarnego za zniesławienie lub naruszenie dóbr osobistych. Ochrona ta obejmuje nie tylko stałych pracowników, ale także inne formy zatrudnienia (np. umowy cywilnoprawne). W przypadku sporu trzeba będzie udowodnić, że rozwiązanie umowy nie było odwetem za zgłoszenie naruszenia prawa.

Należy jednak pamiętać, że warunkiem skorzystania przez sygnalistę z ochrony przewidzianej w projekcie ustawy jest istnienie wystarczających podstaw do uznania, że zgłoszona (ujawniona) informacja jest związana z interesem publicznym, a tym samym również jest prawdziwa w chwili jej zgłoszenia (ujawnienia) i dotyczy naruszenia prawa.

Unijne wytyczne dot. ochrony sygnalistów- czy są wiążące dla polskich przedsiębiorców?

Z art. 21 ust. 1 Dyrektywy jasno wynika obowiązek wszystkich Państw Członkowskich Unii Europejskiej do wprowadzenia w życie przepisów ustawowych, wykonawczych  i administracyjnych niezbędnych do jej wykonania do 17 grudnia 2021 r. Tymczasem nadal nie mamy ani ustawy, ani nawet nie znamy jej ostatecznego projektu.

Dyrektywa UE jest jednym z głównych aktów prawnych wydawanych przez instytucje UE. Zgodnie z art. 288 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, aby UE mogła wykonywać swoje uprawnienia, instytucje muszą przyjmować rozporządzenia, dyrektywy, decyzje, zalecenia i opinie.

Dyrektywy zamiast być bezpośrednio wiążące, jak rozporządzenia, są wiążące tylko w odniesieniu do wyników przewidzianych w dyrektywie. Innymi słowy, dyrektywy UE są wiążące dla państw członkowskich pod względem celów, które wyznaczają, ale ustawodawcy krajowi mają swobodę wyboru środków, za pomocą których cele te mają być realizowane na ich terytorium. Dyrektywa nie jest zatem bezpośrednio wiążąca dla obywateli.

Co z tą polską ustawą? Czy jej wprowadzenie będzie skutkować nowymi obowiązkami dla pracodawców?

1 sierpnia 2023 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano dziewiątą wersję projektu ustawy o ochronie sygnalistów. Projekt ustawy ma na celu włączenie do systemu prawnego dyrektywy Unii Europejskiej 2019/1937 i zapewnienie mechanizmu ochrony osób, które chcą zgłosić oszustwo lub niewłaściwe postępowanie w miejscu pracy.

Dla przypomnienia, dla przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 pracowników projekt jest spóźniony o prawie dwa lata (termin implementacji dyrektywy to 17 grudnia 2021 r.), natomiast dla firm prywatnych zatrudniających od 50 do 249 pracowników dyrektywa wyznacza termin 17 grudnia 2023 r. W momencie publikacji projektu Polska była jednym z dwóch krajów, obok Estonii, które jeszcze nie wdrożyły dyrektywy.

Czy jest szansa, że ta ustawa zostanie przyjęta przez obecny parlament? Legislatorzy dali jasno do zrozumienia, że ustawa ta musi zostać przyjęta w trybie pilnym, zwłaszcza w obliczu toczącej się przeciwko Polsce sprawy unijnej. Z pisma dołączonego do projektu można wnioskować, że jest on gotowy do przyjęcia przez Radę Ministrów. Należy jednak pamiętać, że projekt nie został jeszcze nawet przedłożony Sejmowi, a proces legislacyjny ma kilka etapów, które potrwają co najmniej kilka tygodni.

Na mocy aktualnego projektu ustawy podmioty prawne objęte jej zakresem są zobowiązane do:

• wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości i działań następczych. Wdrożenie takich procedur wiąże się z obowiązkiem konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego;
• na początku rekrutacji lub negocjacji przed zawarciem umowy o pracę, przekazania informacji o procedurach informowania o nieprawidłowościach osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku zatrudnienia prowadzenia dochodzeń w sprawie złożonych wniosków;
• zapewnienia prawidłowej procedury zgłaszania nieprawidłowości w taki sposób, aby zapewnić, że osoby nieupoważnione nie mają dostępu do zgłoszonych informacji;
• prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
• wyznaczenia zespołu odpowiedzialnego za dochodzenie. Projekt przewiduje jednak możliwość upoważnienia podmiotu zewnętrznego do obsługi zgłoszeń wewnętrznych na podstawie umowy.

Ochrona sygnalistów jako element strategii zrównoważonego rozwoju. W jaki sposób ochrona sygnalistów wpływa na zrównoważony rozwój?

Zrównoważony rozwój to globalne wyzwanie, które ma na celu osiągnięcie równowagi między aspektami ekonomicznymi, społecznymi i ekologicznymi. Cele zrównoważonego rozwoju, określone przez Organizację Narodów Zjednoczonych w ramach Agendy 2030, obejmują takie kwestie jak eliminacja ubóstwa, zrównoważony rozwój gospodarczy, ochrona środowiska, zdrowie i edukacja.

Skuteczne wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości w ramach whistleblowingu, może przyczynić się do osiągania konkretnych celów zrównoważonego rozwoju, takich jak np.:

• Zwalczanie korupcji i nadużyć: Sygnaliści często ujawniają przypadki korupcji i nadużyć w organizacjach. Eliminacja korupcji jest kluczowa dla rozwoju gospodarczego oraz zapewnienia uczciwego podziału zasobów.
• Ujawnianie naruszeń środowiska: W ramach celów zrównoważonego rozwoju istotne jest monitorowanie i raportowanie naruszeń środowiska naturalnego. Sygnaliści odgrywają tu rolę w wykrywaniu działań szkodliwych dla przyrody.
• Ochrona praw człowieka: Sygnaliści często zgłaszają naruszenia praw człowieka. Promowanie poszanowania tych praw jest kluczowe dla zrównoważonego rozwoju.
• Poprawa odpowiedzialności społecznej przedsiębiorstw: Działania sygnalistów mogą skłaniać przedsiębiorstwa do bardziej odpowiedzialnego podejścia do zarządzania i wpływać na ich wpływ na społeczeństwo i środowisko.

Ochrona sygnalistów i dążenie do zrównoważonego rozwoju są ze sobą ściśle powiązane. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu nieprawidłowości i wspieraniu uczciwego, etycznego i zrównoważonego rozwoju. Współpraca i odpowiednie ramy prawne stanowią podstawę tego ważnego wysiłku.

Warto rozpocząć wdrożenie już dziś

Pomimo opieszałości polskiego legislatora warto już dziś zastanowić się nad skuteczną implementacją rozwiązań umożliwiających zgłaszanie naruszeń w naszej organizacji. Rozwiązania takie mają bezpośrednie przełożenie na realizację celów biznesowych organizacji oraz podnosi jej wiarygodność w oczach interesariuszy. Jeśli zastanawiasz się w jaki sposób przeprowadzić takie wdrożenie- skontaktuj się z nami, chętnie wesprzemy Cię w tym procesie!

Autorki:

Zuzanna Włoczko, asystentka prawna

Katarzyna Hiller, radca prawny