Ostateczna wersja projektu ustawy o sygnalistach – najważniejsze założenia

Polska stoi przed wyzwaniem implementacji unijnej dyrektywy 2019/1937 z 23 października 2019 r. dotyczącej ochrony sygnalistów, zwaną też dyrektywą o whistleblowing. Zgodnie z wymaganiami dyrektywy, państwa członkowskie UE miały obowiązek wdrożyć jej przepisy do krajowego porządku prawnego do 17 grudnia 2021 r. Polska nie zdołała spełnić tego terminu, co stawia ją w sytuacji, gdzie mogą być naliczane kary pieniężne za opóźnienie w implementacji. Nowy rząd Polski, zdając sobie sprawę z pilności i znaczenia sytuacji, przyspieszył prace nad krajową implementacją dyrektywy. Widać to w podejściu do tworzenia nowej wersji projektu ustawy o ochronie sygnalistów, która uwzględnia uwagi zgłaszane w ramach konsultacji społecznych i branżowych. To świadczy o otwartości na dialog i chęci dostosowania przepisów do realiów społeczno-gospodarczych Polski, jednocześnie respektując wytyczne dyrektywy.

Rada Ministrów na ostatnim posiedzeniu przyjęła ostateczny projekt ustawy o ochronie sygnalistów, opublikowany 28 marca 2024 roku. Ostatnim etapem przed przedłożeniem ustawy do podpisu przez Prezydenta są obrady sejmu, które zatwierdzą aktualne brzmienie ustawy. Ten krok jest kluczowy dla dalszego postępowania z projektem, który ma na celu implementację wymogów unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce wprowadza szereg istotnych zmian, mających na celu zwiększenie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

Przedstawiamy najważniejsze założenia nowo opublikowanego projektu ustawy:

1. Nowy projekt ustawy proponuje rozszerzenie zakresu ochrony sygnalistów, idąc poza minimalne wymogi dyrektywy unijnej. Do najistotniejszych kategorii naruszeń, które mają być objęte ochroną, należą między innymi korupcja, handel ludźmi, naruszenia praw człowieka, a także przepisy dotyczące ochrony środowiska, zdrowia publicznego oraz bezpieczeństwa pracy i praw pracowniczych. Intencją jest nie tylko ochrona sygnalistów przed potencjalnymi działaniami odwetowymi, ale również zapewnienie im odpowiedniej wiedzy i narzędzi do obrony swoich praw.

2. Rozszerzenie katalogu osób, które można uznać za sygnalistę. Nowy projekt ustawy przewiduje również dodanie do katalogu osób, które będę mogły zostać uznane za sygnalistę także prokurenta. Natomiast, pojawiają się głosy, że rozszerzenie zakresu naruszeń, które będą podlegały zgłoszeniu w ramach projektowanej ustawy o ochronie sygnalistów, o te dotyczące prawa pracy, będzie rodziło problem, w szczególności, że zgłaszającym może być sam pracownik. Przyznając pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń jako sygnalistom, zwiększa się ich ochronę prawną. Pracownicy mogą czuć się bezpieczniej, wiedząc, że w przypadku zgłoszenia naruszenia będą chronieni przed potencjalnymi represjami ze strony pracodawcy. Wątpliwości dotyczą przede wszystkim tego, że nie każdy pracownik zna biegle przepisy prawa pracy, co może prowadzić do sytuacji, w których zgłaszane są przypadki, które faktycznie naruszeniem nie są. Mimo to, samo zgłoszenie uruchomi procedurę, co wymaga od organizacji przygotowania na efektywne i sprawiedliwe rozpatrywanie takich przypadków. Firmy mogą stanąć przed wyzwaniem zwiększonego obciążenia proceduralnego, gdy pracownicy będą częściej zgłaszali sporne sytuacje jako naruszenia. Wymaga to od organizacji wdrożenia skutecznych mechanizmów weryfikacji zgłoszeń oraz zarządzania procedurami, aby uniknąć niepotrzebnego obciążenia systemu fałszywymi lub błędnymi alarmami. Rozszerzenie ochrony na zgłoszenia dokonywane przez pracowników niesie za sobą szereg konsekwencji zarówno dla pracowników, jak i dla samych firm.

3. W nowym projekcie ustawodawca wprowadza możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, przy czym organizacje mogą samodzielnie zdecydować, czy będą przyjmować takie zgłoszenia. Projekt nakłada jednak na podmioty obowiązek określenia procedur postępowania z anonimowymi zgłoszeniami. Anonimowe zgłoszenia są kluczowe z kilku powodów. Przede wszystkim zapewniają sygnalistom ochronę przed potencjalnymi represjami, takimi jak dyskryminacja, mobbing czy niesprawiedliwe zwolnienie z pracy. Dzięki anonimowości, osoby obawiające się bezpośrednich konsekwencji mogą być bardziej skłonne do zgłaszania naruszeń, co zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia i rozwiązania problemów.

4. Ponadto nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów szczególną uwagę poświęca kwestiom odszkodowań i zadośćuczynień dla osób, które doświadczyły negatywnych konsekwencji w wyniku zgłoszenia naruszeń. Zgodnie z obecnym projektem, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma mieć prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

5. W najnowszym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów znalazły się istotne zmiany dotyczące sposobu składania zgłoszeń wewnętrznych. Te zmiany mają na celu ułatwienie procesu zgłaszania naruszeń i zapewnienie większej elastyczności zarówno dla sygnalistów, jak i organizacji. Rozważanie różnych form zgłoszeń jest kluczowe dla skuteczności systemu ochrony sygnalistów, ponieważ różne okoliczności mogą wymagać zastosowania różnych metod komunikacji. Obecny projekt ustawy, dopuszcza możliwość składania zgłoszeń ustnych lub pisemnych. Zgłoszenie ustne będzie mogło być dokonane telefoniczne lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

6. Wprowadzenie przepisów umożliwiających sygnalistom skorzystanie z nieodpłatnej pomocy i poradnictwa prawnego w najnowszym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów stanowi istotny krok w kierunku wzmocnienia ich pozycji i ochrony. To zapis, który ma na celu zapewnienie, aby osoby decydujące się na zgłoszenie naruszenia prawa nie pozostawały bez wsparcia w obliczu potencjalnych konsekwencji swojego działania. Przepisy mają na celu zapewnienie, aby usługi prawne były łatwo dostępne dla potencjalnych sygnalistów. Oznacza to, że pomoc prawna powinna być oferowana w formie, która będzie dostosowana do potrzeb zgłaszających, np. poprzez dyżury telefoniczne, konsultacje online czy bezpośrednie spotkania z prawnikami.

7. W najnowszym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów, znaczącą zmianę stanowi doprecyzowanie przepisów dotyczących zgłoszeń wewnętrznych. Kluczowym elementem jest tutaj nowe określenie warunków, które zobowiązują podmioty prawne do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Pierwotna wersja projektu ustawy zakładała obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeniowej dla podmiotów, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób. Aktualizacja projektu wprowadza bardziej szczegółowe kryteria, które mają ułatwić zidentyfikowanie podmiotów objętych tym obowiązkiem. Zgodnie z nowymi zapisami, do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zobowiązane są podmioty, na rzecz których, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracuje co najmniej 50 osób. Ważne jest, że liczba ta obejmuje pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na umowach cywilnoprawnych), pod warunkiem że nie zatrudniają one do wykonania tej pracy innych osób. Precyzja w określeniu kryteriów obowiązku wdrożenia wewnętrznych procedur zgłoszeniowych jest krokiem w kierunku bardziej efektywnego i sprawiedliwego systemu ochrony sygnalistów.

8. W kontekście nowego projektu ustawy o ochronie sygnalistów, termin wejścia w życie przepisów pozostaje niezmieniony względem wcześniejszych propozycji. Oznacza to, że większość postanowień ustawy, z pewnymi wyjątkami, ma zacząć obowiązywać po upływie 3 miesięcy od daty jej ogłoszenia. Projekt przewiduje dłuższy, 6-miesięczny termin dla wejścia w życie wybranych przepisów, co ma na celu zapewnienie organizacjom oraz organom publicznym więcej czasu na przygotowanie się do spełnienia szczególnych wymagań. To dotyczy przede wszystkim:

• przepisów regulujących zgłoszenia zewnętrzne (rozdział 4 ustawy) – wydłużenie terminu wejścia w życie tych przepisów daje organizacjom więcej czasu na adaptację do systemu zgłoszeń zewnętrznych, który może wymagać ustanowienia nowych procedur lub dostosowania już istniejących systemów.
• 25 ust. 1 pkt 8 ustawy – ten przepis odnosi się do konieczności zawarcia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenia te mogą być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich, odpowiednich organów publicznych, a w stosownych przypadkach również do instytucji Unii Europejskiej. Wydłużony termin ma na celu umożliwienie organizacjom na dokładne opracowanie i integrację tych informacji w swoich procedurach zgłoszeniowych.

Podsumowanie

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce stanowi ważny krok w kierunku budowania silnego systemu prawnej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Zmiany proponowane w najnowszej wersji projektu mają na celu nie tylko dostosowanie polskiego porządku prawnego do wymogów dyrektywy unijnej, ale także zwiększenie skuteczności mechanizmów ochrony sygnalistów oraz promowanie kultury etycznej i transparentności w działaniu zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego.

Rozszerzenie zakresu ochrony, obejmujące szerszy katalog naruszeń, daje sygnalistom możliwość zgłaszania szerszego spektrum nieprawidłowości, co jest odpowiedzią na rosnące potrzeby w zakresie ochrony prawnej. Wprowadzenie różnorodnych metod zgłaszania, w tym ustnych i elektronicznych, odzwierciedla nowoczesne podejście do komunikacji i dostępności mechanizmów zgłoszeniowych.

Nieodpłatna pomoc prawna i poradnictwo dla sygnalistów to ważna zmiana, która ma na celu zapewnienie wsparcia osobom decydującym się na zgłoszenie. Tym samym, projekt ustawy podkreśla, że sygnalista nie powinien pozostawać sam w obliczu potencjalnych konsekwencji swoich działań.

Podsumowując, projekt ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce stanowi kompleksowe podejście do zagadnienia ochrony sygnalistów, uwzględniając zarówno potrzebę dostosowania do standardów europejskich, jak i specyficzne wyzwania na poziomie krajowym. Dzięki temu projektowi Polska ma szansę na wzmocnienie mechanizmów prawnej ochrony sygnalistów, co jest kluczowe dla budowania zaufania obywateli do instytucji i promowania etycznych postaw w miejscu pracy.

Autorki:

Zuzanna Włoczko, asystentka prawna

Katarzyna Hiller, radca prawny