Ustawa o doręczeniach elektronicznych – najważniejsze założenia projektu

W natłoku legislacyjnej walki z pandemią i jej skutkami, warto zwrócić uwagę, że w ubiegłym tygodniu miało miejsce pierwsze czytanie projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych. Rada Ministrów zakończyła pracę nad tym dokumentem na początku lutego tego roku. Czy powinniśmy spodziewać się rewolucji w relacji obywatel – urząd i co ustawa oferuje przedsiębiorcom? Zapraszamy do lektury opracowania najważniejszych aspektów projektu, którego data wejścia w życie planowana jest na 1 października 2020 r.

1. Kto jest kim w projekcie?

Elektroniczne doręczenia mają funkcjonować na relacji podmiot publiczny – podmiot niepubliczny oraz między podmiotami publicznymi. Celem jest zastąpienie tradycyjnych przesyłek listowych korespondencją elektroniczną, przy jednoczesnym zachowaniu bezpiecznego przesyłania danych oraz zabezpieczenia szczegółów (dowodów) o nadaniu i odbiorze przesyłki.

Według ustawy podmiotami niepublicznymi są osoby fizyczne oraz inne osoby, które nie są podmiotem publicznym. Z kolei za podmiot publiczny ustawa uznaje jednostki sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne, a także osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, kontrolowane przez podmioty z dwóch wcześniejszych grup. Ponadto, do grona podmiotów publicznych zaliczają się komornicy sądowi.

Elektroniczne adresy do doręczeń będą podlegać wpisowi do bazy danych, będącej w istocie rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra ds. informatyzacji, choć podmioty niepubliczne będą mogły korzystać także z adresów nieujętych w bazie, o czym więcej w następnym punkcie.

2. Jaka korespondencja będzie mogła być doręczana elektronicznie? 

Ustawa obejmuje korespondencję urzędową w relacjach z podmiotami publicznymi. Ujmując rzecz prościej – załatwianie spraw administracyjnych będzie mogło się odbywać za pośrednictwem elektronicznych doręczeń, których skutki prawne zrównane mają być z tradycyjnymi przesyłkami listowymi. Co istotne, doręczenia elektroniczne mają objąć tylko taką korespondencję, dla której wymagane jest potwierdzenie jej nadania lub odbioru. Całość ma się odbywać się przy wykorzystaniu adresu elektronicznego wprowadzonego do stworzonej w tym celu bazy danych. Jeśli inicjatorem komunikacji jest podmiot posługujący się adresem niezarejestrowanym w bazie, wówczas podmiot publiczny będzie mógł prowadzić korespondencję z wykorzystaniem elektronicznego doręczenia na adres, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję. Nadal jednak powinien to być adres do doręczeń, a więc skrzynka, którą nadawca określił w ten sposób.

Projekt zakłada możliwość dokonywania elektronicznych doręczeń, z wyjątkiem ustawowo wskazanych sytuacji. Korespondencja zawierająca informacje niejawne nadal będzie wysyłana tradycyjną pocztą. W związku z elektronizacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych, organizacją konkursów na podstawie prawa zamówień publicznych oraz w postępowaniach o zawarcie umowy na koncesję o roboty budowlane lub usługi, ustawa o doręczeniach elektronicznych nie będzie ingerować w funkcjonujące już zasady komunikacji między uczestnikami. Podobnie rzecz ma się w przypadku już istniejącego systemu obejmującego postępowania sądowe i repozytoria dokumentów. Katalog powyższych wyłączeń zawiera art. 3 ustawy.

3. Czym jest „przesyłka elektroniczna” w rozumieniu projektu ustawy?

Definicja „publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego”, zawarta w słowniczku ustawowym, odsyła do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE^[1] i oznacza usługę, za pomocą której możliwy jest transfer danych między stronami drogą elektroniczną, w sposób zapewniający dowody wysłania i odebrania danych, przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek innej nieupoważnionej zmiany. Ustawa zakłada zatem stworzenie usługi, za pomocą której korespondencja prowadzona przez organy administracji publicznej mogła być w całości elektroniczna, przy zachowaniu wszelkich walorów dowodowych i poufności, wymaganych oraz gwarantowanych przez tradycyjny, listowy sposób komunikacji.

4. Czym jest przesyłka hybrydowa i kiedy znajdzie zastosowanie?

Przesyłka hybrydowa jest rozwiązaniem znanym prawu pocztowemu – polega na przesłaniu przesyłki pocztowej drogą elektroniczną, o ile na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczenia przekazu przesyłka ta przyjęła formę przesyłki listowej.

Przesyłka hybrydowa na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych będzie miała zastosowanie w kilku sytuacjach, z reguły wymagających doręczenia przesyłki w tradycyjnej formie papierowej. Przede wszystkim nastąpi to w przypadku braku możliwości doręczenia na adres elektroniczny oraz sytuację, w której podmiot publiczny posiada wiedzę, że adresat będący osobą fizyczną, a posiadający elektroniczny adres zarejestrowany w bazie, jest pozbawiony wolności. Ponadto, ustawa wskazuje w art. 6 na szereg przeszkód o charakterze technicznym, organizacyjnych lub wynikających z interesów państwa. Co nie powinno budzić wątpliwości, przesyłka hybrydowa będzie realizowana także na żądanie adresta, o ile pierwotna przesyłka (czyli np. oryginał dokumentu) został sporządzony na piśmie.

5. Kto będzie mógł, a kto będzie musiał posiadać elektroniczny adres do doręczeń?

Katalog podmiotów zobligowanych do posiadania elektronicznego adresu do doręczeń, wpisanego do bazy adresów, jest szeroki i obejmuje:

• podmioty publiczne,
• czynnych przedstawicieli wolnych zawodów: notariuszy, adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, doradców restrukturyzacyjnych, doradców podatkowych oraz radców prokuratorii Skarbu Państwa,
• podmioty niepubliczne, wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
• podmioty niepubliczne, wpisane do CEIDG.

W pozostałych przypadkach, podmiot niepubliczny może, ale nie musi zakładać elektronicznego adresu, lub zgłaszać go do bazy danych. Co istotne, zgłoszenie do bazy danych będzie równoznaczne z żądaniem otrzymywania korespondencji z wykorzystaniem doręczeń elektronicznych.

Możliwe będzie zrezygnowanie z usługi elektronicznych doręczeń i wykreślenie z bazy adresów. Projekt zakłada, że korespondencja przechowywana będzie przez okres jednego roku, po czym ulegnie usunięciu. Przez ten czas możliwe będzie uzyskanie dostępu do korespondencji przez podmiot

6. Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego. 

Nie ulega wątpliwości, że tak daleko idące zmiany w sposobie komunikacji przy załatwianiu spraw administracyjnych wymagają zmiany przepisów KPA. Nowelizacji ulegnie art. 14, w którym dotychczasowe brzmienie zostanie dostosowane nie tylko do załatwiania spraw drogą elektroniczną, ale także do ich prowadzenia, w tym przy wykorzystaniu pism generowanych automatycznie, niewymagających podpisu urzędnika z uwagi na uprzednie opatrzenie pieczęcią elektroniczną. Z przepisów KPA trwale zniknąć ma instytucja dokumentu elektronicznego.

Techniczne aspekty związane z chwilą doręczenia, nadania i odebrania pism w formie elektronicznego doręczenia opierać się będą na wystawianych dowodach otrzymania, które uwarunkowane będą odbiorem korespondencji przez adresata. Przez odbiór ustawa rozumie działanie adresata, powodujące możliwość dokumentem, który wpłynął na adres elektroniczny. Z kolei wpłynięcie dokumentu na adres elektroniczny oznacza techniczną możliwość zapoznania się z zawartością korespondencji przez adresata. Projekt ustawy przewiduje też domniemanie doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik awizacji – dokument przesłany w drodze elektronicznego doręczenia będzie uznany za doręczony prawidłowo w terminie 14 dni od dnia wskazanego w dowodzie otrzymania korespondencji na adres zarejestrowany w bazie, o ile wcześniej nie nastąpiło odebranie dokumentu przez adresata.

[1] art. 3 pkt 36) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylająca dyrektywę 1999/93/WE.

radca prawny Adam Madejski