Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce – nowa ustawa, nowe zasady, nowe wyzwania!

Od 1 czerwca 2025 r. zacznie obowiązywać pakiet znowelizowanych przepisów w obszarze zatrudniania cudzoziemców w Polsce, który wprowadza liczne zmiany w procesie zatrudniania oraz legalizacji pobytu cudzoziemców w naszym kraju.

Aktualna sytuacja i podstawy prawne

Polski system zatrudniania pracowników zza granicy oparty jest dziś na dwóch głównych ustawach:

• o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (2004),
• oraz o cudzoziemcach (2013).

Na ich podstawie działają dwa główne mechanizmy – zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Obywatele sześciu państw – w tym Ukrainy, Mołdawii i Gruzji – korzystają z uproszczonego trybu, który znacząco skraca ścieżkę do legalnego zatrudnienia. W przypadku obywateli Ukrainy, dodatkowe przywileje wynikają z przepisów specjalnych, przyjętych w odpowiedzi na konflikt zbrojny.

Mimo obowiązujących ułatwień, obecny system budzi liczne zastrzeżenia – od przewlekłości postępowań po przypadki nadużyć i nieuczciwych praktyk.

Co zmienia nowa ustawa?

Planowane zmiany mają ułatwić życie zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Nowa ustawa zakłada wprowadzenie:

1. Spójnych i uproszczonych zasad zatrudniania – mniej formalności, jeden system obsługi.
2. Mechanizmów przeciwdziałających patologiom – koniec z firmami-widmo i fikcyjnym zatrudnieniem.
3. Silniejszej ochrony cudzoziemców jako pracowników – w tym równości płacowej i przejrzystości warunków.
4. Dostosowania przepisów do realiów gospodarki – odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na pracę w różnych branżach.

Zmiany w procedurach – co nowego?

1. Cyfryzacja jako standard

Cały proces – od złożenia wniosku po kontakt z urzędem – zostanie przeniesiony do Internetu. Platforma praca.gov.pl stanie się centrum operacyjnym, umożliwiając m.in.:

1. składanie wniosków o pracę bez wychodzenia z biura,
2. bieżące śledzenie statusu sprawy,
3. elektroniczną korespondencję z urzędami.

Dla osób, które mają trudności z obsługą narzędzi online, przewidziano wsparcie urzędników w punktach stacjonarnych.

2. Zmiany w procedurze składania oświadczeń

Dotychczasowe rozwiązanie, umożliwiające pracę na podstawie oświadczenia do 24 miesięcy, pozostaje, ale w nowej formie:

• wszystkie zgłoszenia będą odbywać się wyłącznie cyfrowo,
• konieczna będzie weryfikacja, czy cudzoziemiec zarabia nie mniej niż porównywalni pracownicy w Polsce,
• uproszczony zostanie proces przedłużania okresu zatrudnienia.

3. Nowe zasady wynagradzania

Wprowadzenie zasady porównywalności wynagrodzeń oznacza, że:

• urzędy pracy co pół roku będą analizować dane płacowe w regionach,
• pracodawca będzie musiał wykazać, że nie oferuje wynagrodzenia poniżej lokalnych standardów,
• minister pracy będzie regularnie otrzymywać raporty o sytuacji płacowej.

To rozwiązanie ma zapobiec dumpingowi płacowemu i chronić uczciwą konkurencję na rynku pracy.

Nowe obowiązki pracodawców – o czym trzeba pamiętać?

Od 2025 roku przedsiębiorcy zatrudniający obcokrajowców muszą przygotować się na szereg dodatkowych wymogów:

1. Przekazanie umowy do urzędu

• Pracodawca musi niezwłocznie po podpisaniu umowy przekazać jej kopię do starosty.
• Umowa musi być w języku polskim, z tłumaczeniem na język zrozumiały dla pracownika.
• Za niedopełnienie obowiązku grozi kara finansowa – od 1000 do 3000 zł!

2. Poinformowanie pracownika o jego prawach

Pracownik z zagranicy musi otrzymać – jeszcze przed rozpoczęciem pracy – informacje w formie pisemnej lub elektronicznej, obejmujące:

1. warunki zatrudnienia i płacy,
2. zasady BHP i wewnętrzny regulamin,
3. możliwości przystąpienia do związków zawodowych,
4. dostęp do świadczeń socjalnych.

Informacja ta musi być w języku zrozumiałym dla cudzoziemca i potwierdzona podpisem.

3. Dokumentowanie poziomu wynagrodzenia

Pracodawca będzie zobowiązany do:

• uzasadnienia wysokości płacy,
• prowadzenia dokumentacji porównawczej (np. dane o zarobkach na analogicznych stanowiskach),
• aktualizowania tych danych.

Naruszenie tych przepisów może kosztować nawet do 50 000 zł, a dodatkowo skutkować utrudnieniami w uzyskaniu kolejnych zezwoleń na zatrudnienie.