Urlop zaległy – wszystko, co pracodawca powinien wiedzieć przed 30 września

Kwestia zaległych urlopów wypoczynkowych, choć na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, w praktyce rodzi szereg problemów interpretacyjnych i organizacyjnych. Pracodawcy i pracownicy często stają przed pytaniami: do kiedy należy wykorzystać urlop zaległy, czy można go podzielić na części, a także jakie konsekwencje grożą pracodawcy w przypadku niedotrzymania ustawowych terminów.

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli nie zostanie to zrealizowane, urlop staje się tzw. urlopem zaległym. Wówczas zastosowanie znajduje art. 168 k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Należy przy tym wyraźnie podkreślić: urlop niewykorzystany w terminie nie przepada. Pracownik zachowuje do niego prawo, a pracodawca – obowiązek jego udzielenia.

Czy do 30 września urlop musi być wykorzystany?

W praktyce pojawia się wątpliwość, czy do końca września pracownik musi faktycznie wykorzystać cały urlop zaległy. Odpowiedź brzmi: nie. Pracodawca wypełnia swój obowiązek, jeżeli najpóźniej 30 września umożliwi pracownikowi rozpoczęcie urlopu zaległego. Oznacza to, że urlop może trwać również w październiku, o ile jego rozpoczęcie nastąpiło we wrześniu.

Plan urlopów a urlop zaległy

Zasadą jest udzielanie urlopów zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę. Z planu można zrezygnować jedynie wtedy, gdy nie działa u pracodawcy organizacja związkowa albo gdy wyraziła ona na to zgodę. Wówczas terminy ustala się indywidualnie z pracownikiem.

Urlop zaległy, podobnie jak bieżący, powinien być ujęty w planie urlopów lub uzgodniony z pracownikiem. Przepisy nie przewidują odrębnych zasad jego udzielania poza granicznym terminem 30 września.

Podział urlopu zaległego

Urlop zaległy można – podobnie jak urlop bieżący – dzielić na części. Nie obowiązuje przy nim zasada co najmniej 14 dni nieprzerwanego wypoczynku, charakterystyczna dla urlopu bieżącego. Ważne jest jednak, by ostatnia część urlopu została udzielona najpóźniej 30 września.

Kiedy można przesunąć urlop zaległy?

Przepisy dopuszczają przesunięcie urlopu w określonych, obligatoryjnych sytuacjach, np. w razie czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną czy powołania do służby wojskowej. Wówczas urlop zaległy powinien być udzielony w terminie późniejszym, po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej jego wykorzystanie.

Jednostronne udzielenie urlopu przez pracodawcę

Od lat trwa spór czy pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na urlop zaległy. Przepisy wprost dopuszczają taką możliwość jedynie w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop – jedynie w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Zgodnie bowiem z art. 167¹ k.p., w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Poza okresem wypowiedzenia brak jest przepisów prawa pracy, które umożliwiałyby jednostronne udzielenie pracownikowi urlopu – zarówno bieżącego, jak i zaległego – bez jego zgody. W doktrynie i orzecznictwie Sądu Najwyższego stanowisko w tym zakresie nie jest jednolite, jednak dominuje pogląd, że uprawnienie to wynika z art. 168 k.p., który bezwzględnie nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu zaległego.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02), udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie – do 30 września następnego roku w przypadku urlopu zaległego) nie wymaga zgody pracownika. Podobne stanowisko wyrażono w wyroku SN z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07), podkreślając, że obowiązek udzielenia urlopu zaległego w ustawowym terminie jest wiążący dla pracodawcy.

Stanowisko to zostało również potwierdzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską z 2020 r., które wskazało, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wbrew jego woli, jeżeli ma obowiązek udzielenia go w terminie określonym przepisami.

Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy zajmuje bardziej restrykcyjne stanowisko, uznając, że poza okresem wypowiedzenia udzielanie urlopu bez zgody pracownika narusza jego uprawnienia. W praktyce oznacza to, że pracodawcy powinni dążyć do ustalenia terminu z pracownikiem, jednocześnie dbając, by obowiązek udzielenia urlopu do 30 września został dochowany.

Przedawnienie prawa do urlopu

Choć urlop nie przepada, to roszczenia o jego udzielenie lub o ekwiwalent pieniężny ulegają przedawnieniu po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Oznacza to, że pracownicy nie mogą dochodzić swoich praw w nieskończoność, a pracodawca po tym okresie jest chroniony przed roszczeniami sprzed wielu lat.

Konsekwencje dla pracodawcy

Nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca naraża się wówczas na grzywnę od 1 000 zł do 30 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy, w ramach swoich uprawnień, może przeprowadzać kontrole i nakładać sankcje finansowe.

Podsumowanie

Udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego nie jest kwestią wyboru – stanowi obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa pracy. Niedopełnienie tego obowiązku naraża pracodawcę na odpowiedzialność prawną i finansową. Choć prawo przewiduje, że urlop zaległy nie przepada, to jego terminowe udzielenie pozostaje jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Aby minimalizować ryzyka, konieczne jest skrupulatne planowanie urlopów, w tym urlopów zaległych, oraz systematyczne monitorowanie ich wykorzystania przez pracowników.

radca prawny Marta Strzecha-Bociąga

asystenta prawna Julia Sośniak