Udowodnienie stażu pracy w świetle nowych regulacji – wyzwania i konsekwencje dla pracowników oraz pracodawców

Nowe zasady zaliczania okresów aktywności zawodowej

Od 1 stycznia 2026 r. zaczęła obowiązywać istotna nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerza katalog okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy. Do okresu zatrudnienia będą mogły zostać doliczone nie tylko tradycyjne stosunki pracy, lecz również inne formy aktywności zarobkowej, takie jak wykonywanie usług na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzenie działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że staż pracy – kluczowy dla wielu uprawnień pracowniczych – stanie się pojęciem szerszym i bardziej złożonym.

W przypadkach, w których dana aktywność była objęta ubezpieczeniami społecznymi lub zdrowotnym, potwierdzenie okresu będzie możliwe poprzez zaświadczenia wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dokumenty te mają wskazywać zarówno fakt wykonywania pracy, jak i czas jej trwania.

Trudności dowodowe przy umowach zlecenia i aktywności sprzed 1999 r.

Największe wyzwania pojawią się w sytuacjach, w których pracownik wykonywał pracę na podstawie umów zlecenia w okresach nieobjętych obowiązkiem ubezpieczeniowym. Dotyczy to przede wszystkim uczniów i studentów do 26. roku życia, którzy z tytułu zlecenia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym. W takich przypadkach ZUS nie dysponuje żadnymi danymi, a ciężar dowodu spoczywa wyłącznie na pracowniku.

Podobny problem dotyczy okresów sprzed 1999 r., kiedy nie funkcjonowały indywidualne konta ubezpieczonych. Udowodnienie wykonywania zlecenia sprzed ponad dwóch dekad może być szczególnie trudne z uwagi na upływ czasu, brak dokumentacji czy nieistnienie dawnego zleceniodawcy.

W praktyce pracownik może posłużyć się umową, rachunkami, potwierdzeniami wypłat lub oświadczeniem byłego zleceniodawcy. Jednak pracodawca nie ma obowiązku uznania każdego dokumentu za wiarygodny, a ocena materiału dowodowego pozostaje w jego gestii.

Praca zarobkowa za granicą – brak jednoznacznych wytycznych

Nowelizacja obejmuje również okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą na podstawie innych form niż stosunek pracy. Przepisy nie wskazują jednak, jakie dokumenty mają potwierdzać takie okresy. W uzasadnieniu ustawodawca dopuszcza szeroki katalog dowodów – od dokumentów podatkowych, przez potwierdzenia z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, po zaświadczenia od zagranicznych pracodawców.

Brak precyzyjnych regulacji może prowadzić do sporów, zwłaszcza że pracodawca ma prawo żądać tłumaczeń przysięgłych dokumentów, a różnorodność form zatrudnienia w innych państwach utrudnia jednoznaczną ocenę ich charakteru.

Skutki finansowe i organizacyjne dla pracodawców

Zaliczenie dodatkowych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy może mieć istotne konsekwencje finansowe, szczególnie w jednostkach sektora finansów publicznych. Dłuższy staż oznacza bowiem szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego, wyższy dodatek stażowy czy wcześniejsze uzyskanie nagrody jubileuszowej.

Pracownicy zatrudnieni w sferze budżetowej mają 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów sprzed 1 stycznia 2026 r. Jeżeli im się to uda, pracodawca będzie zobowiązany do przeliczenia dodatków i wypłaty wyrównań z mocą wsteczną. Może to obejmować również świadczenia takie jak zasiłki macierzyńskie czy świadczenia rehabilitacyjne.

W sektorze prywatnym skutki będą zależeć od regulacji wewnętrznych, ponieważ przepisy nie nakładają obowiązku wypłacania dodatku stażowego czy nagród jubileuszowych.

Ryzyko sporów i rola sądów pracy

W przypadkach, w których pracodawca odmówi uznania przedstawionych dokumentów, pracownikowi pozostaje droga sądowa. Postępowanie przed sądem pracy umożliwia wykorzystanie pełnego katalogu środków dowodowych, w tym zeznań świadków czy wyjaśnień samego pracownika. Sąd ma również większą swobodę w ocenie wiarygodności dokumentów niż pracodawca.

Można przewidywać, że liczba sporów dotyczących ustalania stażu pracy wzrośnie, zwłaszcza w sektorze publicznym, gdzie pracodawcy będą szczególnie ostrożni z uwagi na odpowiedzialność za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych.

Podsumowanie

Nowe regulacje dotyczące ustalania stażu pracy wprowadzają istotne zmiany zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Choć rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy zwiększa ochronę pracowników, to jednocześnie generuje liczne wyzwania dowodowe i organizacyjne. Brak jednoznacznych wytycznych w zakresie dokumentowania niektórych form aktywności zawodowej może prowadzić do sporów, a ostateczne rozstrzygnięcia często będą zapadać przed sądami pracy. Warto już teraz przygotować procedury wewnętrzne, które pozwolą na sprawne i rzetelne weryfikowanie przedstawianych dokumentów oraz minimalizowanie ryzyka błędów i nieporozumień.

Autorki: 

radca prawny Marta Strzecha-Bociąga

asystenta prawna Julia Sośniak