Pierwszy dzwonek w szkole, ostatni dzwonek w temacie sygnalistów

W dniu 14 czerwca 2024 r. Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa wejdzie w życie już niebawem – 25 września 2024 r.

Dla pracodawców oznacza to kolejne obowiązki, związane chociażby z przygotowaniem procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.

Kto musi drożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Pracodawców dotyczyć będą tzw. zgłoszenia wewnętrzne, a więc ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa (art. 2 pkt 16 ustawy).

Co ważne, obowiązek przygotowania wewnętrznych procedur dotyczy tylko tych pracodawców, u których na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (art. 23 ustawy).  Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937).

Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 osób mogą dobrowolnie ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać skonsultowana bądź z zakładową organizacją związkową bądź z przedstawicielami osób świadczących pracę (wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa).

Elementy obowiązkowe w procedurze?

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy 1. procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać:

• jednostkę organizacyjną lub osobę, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej (przynajmniej drogą ustną – np. telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub pisemną),
• jednostkę organizacyjną lub osobę, upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz obowiązek podjęcia przez ww. podmioty działań następczych,
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Jakie naruszenia będzie mógł zgłaszać sygnalista?

Przez naruszenie prawa należy rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Dodatkowo pracodawca może w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Zegar tyka

To już naprawdę ostatni dzwonek, aby rozpocząć proces wdrażania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa wchodzi w życie za 20 dni. Należy mieć jednak na uwadze, że na konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi/przedstawicielami osób świadczących pracę powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni (od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych). Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.