Co nowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością po nowelizacji KSH, która wchodzi w życie od 13.10.2022 r.?

13 października 2022 r. wejdą w życie zmiany w Kodeksie spółek handlowych (dalej: KSH) dotyczące spółek kapitałowych. Zmiany te dotyczyć będą w szczególności rady nadzorczej, ale inne organy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej również będą dotknięte modyfikacjami.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej zmianom w przepisach regulujących spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

I. ZARZĄD (zmiany w art. 208¹– art. 209¹ KSH)

1. Zmiany w obliczaniu kadencji.

Od 13.10.2022 r. kadencję członka zarządu co do zasady obliczać będzie się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

2. Obowiązek protokołowania uchwał zarządu.

Uchwały zarządu będą tak samo podlegały obowiązkowi protokołowania jak uchwały zgromadzenia wspólników. Jakie wymogi nowe przepisy stawiają wobec protokołu z posiedzenia zarządu?

Protokół powinien zawierać:

• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
• liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.

W protokole zaznaczyć należy również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Zgodnie z nowelizacją, protokół musi być podpisany co najmniej przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

3. Obowiązek lojalności.

Wprowadzono również obowiązek lojalności członka zarządu wobec spółki. Oznacza to, że członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Ponadto członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.

II. RADA NADZORCZA (zmiany w art. 214¹, art. 219 – 219², art. 221¹– art. 222 KSH)

Jakie zmiany nowelizacja wprowadza w przypadku rad nadzorczych, komisji rewizyjnych?

1. Obowiązek lojalności.

Obowiązek lojalności – taki sam jak w przypadku członków zarządu.

2. Pisemne sprawozdanie z działalności rady nadzorczej.

Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej dodano sporządzanie oraz składanie pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

3. Żądanie dokumentów i wyjaśnień.

Nowelizacja poszerza krąg podmiotów zobowiązanych do udzielania radzie nadzorczej informacji. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza do tej pory mogła badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień.

Od 13.10.2022 r. rada nadzorcza będzie mogła żądać od:

– zarządu,

– prokurentów,

– osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę,

– osób wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Zarząd, prokurenci ani pozostałe ww. osoby nie mogą odmówić ani uniemożliwiać członkom rady nadzorczej wykonywania nadzoru. Uprawnienia powyższe nie mogą być ograniczone w umowie spółki.

Powyższe informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia muszą zostać przekazane nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu, o którym mowa powyżej.

4. Udział kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej.

Ponadto, w przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia rady nadzorczej, którego przedmiotem są:

• sprawozdanie z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;
• wnioski zarządu dotyczące podziału zysku albo pokrycia straty;
• coroczne pisemne sprawozdania z wyników ocen powyższych sprawozdań i wniosków oraz sprawozdania rady nadzorczej.

Spółka musi zapewnić uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Regulacje dotyczące zawiadomienia kluczowego biegłego rewidenta stosować będzie się również do komisji rewizyjnej.

5. Doraźny lub stały komitet rady nadzorczej.

Rada nadzorcza będzie mogła ustanowić komitet doraźny lub stały. Składa się on z członków rady nadzorczej wybranych do pełnienia określonych czynności nadzorczych. Jednakże skorzystanie z powyższego nowego uprawnienia nie zwalnia członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru. Ów komitet ma prawo badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki.

6. Doradca rady nadzorczej.

Umowa spółki może stanowić, iż rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę. Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentować będzie rada nadzorcza. Doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz są obowiązani, bez ograniczenia w czasie, zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki.

7. Posiedzenia rady nadzorczej.

Pracami rady nadzorczej kieruje jej przewodniczący. Spoczywa na nim obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Pozostali członkowie mogą mieć przyznane określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności w umowie spółki.

Zgodnie z nowymi regulacjami, posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia. W zaproszeniach, tak jak w przypadku zwoływania zgromadzenia wspólników, oznacza się:

• datę,
• godzinę,
• miejsce posiedzenia,
• proponowany porządek obrad,
• sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.

Podczas posiedzenia rada nadzorcza będzie mogła podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Żądanie zwołania posiedzenia rady nadzorczej będzie przysługiwać także zarządowi lub członkowi rady nadzorczej, przy czym muszą oni podać proponowany porządek obrad. Przewodniczący rady nadzorczej zwołuje posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, które odbywa się nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej nie zwoła posiedzenia – występujący z żądaniem może zwołać je samodzielnie.

Oprócz formalnego zwołania posiedzenia rada nadzorcza może odbywać je bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Posiedzenia rady nadzorczej nie powinny być zwoływane rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.

Uchwały podjęte na posiedzeniu rady nadzorczej będą protokołowane, a do protokołów rady stosować się będzie odpowiednio zasady dotyczące protokołów zarządu.

III. KOMISJA REWIZYJNA (zmiany w art. 221 KSH)

W przypadku posiedzeń komisji rewizyjnej należy stosować przepisy dotyczące posiedzeń rady nadzorczej z wyłączeniem ustalenia częstotliwości zwoływania posiedzeń.

IV. ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW (zmiany w art. 228, art. 231 KSH)

Zgodnie ze znowelizowanym art. 231 § 4¹ KSH, wspólnik może zażądać wydania dokumentów odpowiadających treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdania z badania. Swoje żądanie musi zgłosić zarządowidnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dokumenty muszą zostać udostępnione nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od zgłoszenia żądania.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA (zmiany w art. 293§3 KSH)

Z uwagi na dodanie obowiązku lojalności nowe przepisy stanowią, iż jeżeli członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator, postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny – to  narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności.

Aleksandra Żukowska, aplikantka radcowska

Ewa Lejman-Widz, radca prawny