Praca zdalna w coraz wyraźniejszym zarysie

W marcu 2021 r. minął rok odkąd wielu pracowników, w powodu pandemii koronawirusa, przeszło na tryb pracy zdalnej.

Praca zdalna ma swoich zwolenników, zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Wielu z tych drugich już teraz zapowiada, że po odwołaniu w Polsce stanu epidemii wcale nie zamierzają zrezygnować z pracy zdalnej, pozostawiając taką możliwość przynajmniej w częściowym zakresie.

Z kolei jeśli chodzi o pracowników, to z najnowszego badania Pracuj.pl wynika, że blisko 9 na 10 badanych, pracujących zdalnie w trakcie pandemii, chciałoby kontynuować ten model także po jej zakończeniu. Chęć pracy poza biurem na pełen etat wyraża 13 % respondentów, a kolejne 27 % chce pracować zdalnie w pojedyncze dni miesiąca

W związku z nową rzeczywistością coraz głośniejszy jest również postulat uregulowania pracy zdalnej, tak by zasady jej świadczenia były jasne i precyzyjne dla obydwu stron stosunku pracy. Odpowiedzią na te oczekiwania ma być projekt zmian Kodeksu pracy przygotowywany przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.

Z odpowiedzi Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii na interpelację poselską nr 20116 z dnia 4 marca 2021 r. [czytaj tutaj] poznajemy coraz dokładniej projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Również serwis prawo.pl podał na początku kwietnia br., że dotarł do najnowszej wersji projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, nad którym trwają ciągle prace, a w którym właśnie mają się znaleźć przepisy regulujące pracę zdalną.

Według najnowszych założeń praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Z powyższego wynika więc, że praca zdalna mogłaby by być wykonywana z różnych miejsc, jednak pod warunkiem, że miejsca te zostaną ustalone z pracodawcą (nie wyklucza to więc możliwości ustalenia kilku miejsc wykonywania pracy zdalnej, jednak każdorazowo pracownik musiałby informować o nich pracodawcę). Co ważne projektowany przepis nie dopuszcza całkowitej swobody wyboru miejsca świadczenia pracy zdalnej przez pracownika, a więc bez ustalenia tego miejsca z pracodawcą. Jak podkreśla Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w odpowiedzi na interpelację poselską zarówno pracodawca jak i pracownik nie będą mogli miejsca świadczenia pracy zdalnej narzucić drugiej stronie. Warto również zwrócić uwagę na wyrażenie, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana „w szczególności” z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Sformułowanie to oznacza bowiem, że praca zdalna będzie miała szersze ujęcie niż home office.

Jak podaje serwis prawo.pl uzgodnienia w przedmiocie wykonywania pracy zdalnej miałyby mieć miejsce albo  na etapie przyjmowania do pracy (dokładnie – jak mówi projekt – zawierania umowy o pracę), jak i w trakcie zatrudnienia. Jeśli chodzi o relacje pracodawca – pracownik, już w czasie trwającego zatrudnienia, to pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie w dwóch przypadkach: 1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub 2) gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe. Warunkiem wykonywania przez pracownika pracy zdalnej będzie wcześniejsze złożenie na piśmie lub w postaci elektronicznej oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Porozumienie będzie musiało być zawarte w ciągu 30 dni licząc od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia. Po tym terminie, gdy nie dojdzie do zawarcia porozumienia –   pracodawca będzie mógł sam określić zasady wykonywania pracy zdalnej i zapisać je w regulaminie.

W porozumieniu, oprócz zasad wykonywania pracy zdalnej, będą określone również:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Co ważne, jeśli pracodawca lub pracownik stwierdzą, że chcą zrezygnować z tej formy świadczenia pracy, to w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej każda ze stron będzie mogła wystąpić z takim wnioskiem i oczekiwać przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Powrót do pracy na poprzednich warunkach będzie musiał nastąpić w okresie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Z kolei odmowa wyrażenia zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Planowane przepisy zakazują też dyskryminowania pracownika  „w jakikolwiek sposób” z powodu podjęcia pracy zdalnej, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Względem pracownika świadczącego pracę zdalnie pracodawca będzie miał również następujące obowiązki:

• dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• ubezpieczenia narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym w szczególności kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł także w porozumieniu z pracownikiem wykonującym pracę zdalną określić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów, a także narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, stanowiących jego własność. W tym  przypadku,  pracownikowi wykonującemu pracę zdalną będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu z pracownikiem. Ekwiwalent będzie mógł być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiadałaby przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Bardzo istotną kwestią projektowanych przepisów jest umożliwienie pracodawcy  przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika w zakresie:

• wykonywania pracy,
• w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonych narzędzi pracy oraz ich instalacji,
• bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kontrola ta ma odbywać się za uprzednią zgodą pracownika wykonującego pracę zdalną wyrażoną w postaci papierowej lub elektronicznej lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą. Pracodawca będzie musiał dostosować sposób przeprowadzania tej kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Czynności kontrolne nie mogą bowiem naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Nowe przepisy przewidują ponadto, że przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie miał obowiązek sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników będzie musiał opracować informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy. Ułatwieniem dla pracodawcy ma być możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Z kolei pracownik, przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej, będzie musiał potwierdzić zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.

Ponadto pracownik będzie zobowiązany do złożenia oświadczenia, w którym potwierdzi, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Projekt przewiduje również, że to pracownik będzie odpowiedzialny za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Oznacza to, że pracodawca będzie w takim przypadku zwolniony z części obowiązków, w tym obowiązku organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, wymagań dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy, obowiązku dotyczącego zapewniania pracownikom urządzeń higieniczno-sanitarnych i środków higieny osobistej.

W projekcie została też poruszona kwestia wypadku przy pracy. Zgodnie z nowymi założeniami zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej będzie oznaczało wyrażenie przez pracownika zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku. Oględziny mają zostać  dokonane niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę. Zespół powypadkowy będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku odwołania tego stanu na całym obszarze Polski. W przypadku zaś ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego z powodu COVID-19 – w przypadku odwołania tego stanu na całym obszarze RP.

radca prawny Marta Strzecha-Bociąga