Zmiany dla spółek kapitałowych: zdalne obrady – możliwe, o ile nie wyraźnie zakazane

Epidemia COVID-19 i wprowadzane celem jej ograniczenia obostrzenia związane m.in. z ograniczeniem możliwości przemieszczania się, zgromadzeń oraz konieczności ograniczenia do niezbędnego minimum bezpośrednich kontaktów międzyludzkich, wymusiła szereg zmian legislacyjnych mających na celu umożliwienie funkcjonowania w nowej rzeczywistości.

Istotne i pożądane z punktu widzenia wspólników oraz organów spółek prawa handlowego zmiany objęły także ustawę z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem odpowiednich przepisów Kodeksu spółek handlowych, udział w zgromadzeniu wspólników, walnym zgromadzeniu czy też posiedzeniach organów spółek przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej był możliwy wyłącznie w sytuacji, gdy tryb taki został przewidziany w umowie lub statucie spółki. Oznaczało to, że bez odpowiedniej regulacji w umowie bądź statucie, nie było możliwości przeprowadzenia obrad w formie zdalnej. Wprowadzenie takiej możliwości wymagałoby zmiany umowy lub statutu spółki – co z kolei oznaczało konieczność odbycia zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia z udziałem notariusza, które w obecnej sytuacji należy uznać za dalece utrudnione, o ile nie niemożliwe.

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca ws. COVID-19), zmienia o 360 stopi dotychczasowego podejście do tematu.

Art. 27 pkt 3 ustawy zmieniającej ws. COVID-19, zmienia m.in. brzmienie art. 234[1] §1 k.s.h., zgodnie z którym udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

O ile zatem w umowie spółki nie został zawarty wyraźny zakaz przeprowadzenia obrad
z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej służących porozumiewaniu się na odległość, decyzja o przeprowadzeniu obrad w trybie zdalnym należy do zwołującego zgromadzenie.

Zgodnie z §2 zmienionego art. 234[1] k.s.h., udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Ustawa zmieniającej ws. COVID-19 wprowadza także dodatkową regulację, zgodnie z którą szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa w formie regulaminu Rada Nadzorcza, a w jej braku – wspólnicy.

Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń innych, niż niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Co istotne, przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na jego treść.

Jak wobec tego przeprowadzić zdalne obrady na podstawie zmienionych przepisów?

W pierwszej kolejności Rada Nadzorcza, a w spółkach, w których nie powołano Rady Nadzorczej – wspólnicy, powinni przyjąć regulamin przeprowadzania posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zalecamy, aby regulamin przeprowadzania posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określał sposób uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania prawa głosu, wniesienia sprzeciwu od podejmowanych uchwał, a także sposób protokołowania zgromadzenia, uwzględniający obowiązki wynikające
z treści art. 248 k.s.h.

Przyjęcie regulaminu przez wspólników nie wymaga odbycia zgromadzenia, o ile jego treść zostanie zaaprobowana na piśmie przez wspólników posiadających udziały odpowiadające bezwzględnej większości głosów na zgromadzeniu.

O przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący zgromadzenie. Informacja o wyborze trybu zdalnego, wraz z informacją na temat sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętych uchwał powinna zostać uwzględniona w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia, przygotowywanym i podawanym do wiadomości wspólników w sposób przewidziany w umowie spółki. Zasadnym wydaje się, iż w przypadku szczegółowego określenia powyższych kwestii w regulaminie przeprowadzania posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wystarczającym będzie zawarcie w zawiadomieniu odwołania do odpowiednich postanowień regulaminu.

W kwestii wyboru środka komunikacji elektronicznej, przy użyciu którego odbywane będą posiedzenia, wspólnicy mają pełną dowolność – przy czym wybór ten musi uwzględniać konieczność zapewnienia możliwości identyfikacji uczestników zgromadzenia oraz bezpieczeństwa komunikacji. Zasadnym wydaje się zatem twierdzenie, że zgromadzenie takie winno odbywać się w formie videokonferencji (celem umożliwienia identyfikacji jego uczestników), przy użyciu narzędzi takich jak np. Skype, Zoom, lub innych.

Omawiane zmiany dotyczą zarówno spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółek akcyjnych (vide: art. 27 pkt 7 ustawy zmieniającej ws. COVID-19, zmieniający art. art. 406[5] k.s.h.)

Co istotne, analogiczna regulacja umożliwiająca odbywanie zdalnych posiedzeń w sytuacji, w której możliwość ta nie została wyraźnie wyłączona w umowie spółki, została wprowadzona także dla posiedzeń Rady Nadzorczej oraz Zarządu (vide: art. 27 pkt 1 i 2 oraz pkt 5 i 6 ustawy zmieniającej ws. COVID-19).

Omówiona powyżej regulacja ustawy zmieniającej ws. COVID-19 weszła w życie z dniem 1 kwietnia 2020 r., za wyjątkiem zmienianego art. 406[5] § 5-7, który wchodzi w życie z dniem 3 września 2020 r.

Autorzy:

Ewa Lejman-Widz, wspólnik, radca prawny, doradca podatkowy, Izabella Żyglicka i Wspólnicy

Kamila Spalińska, aplikant radcowski, Izabella Żyglicka i Wspólnicy

Aktualizacja: 2.04.2020 r.